Comment faire une réclamation auprès du service clientèle d’une entreprise ?

Avez-vous déjà acheté quelque chose qui n’a pas fonctionné comme promis ? Ou peut-être avez-vous reçu un service qui vous a laissé insatisfait. De nombreuses entreprises proposent des options de service à la clientèle pour faire face à de tels scénarios, mais il peut être difficile de savoir comment procéder pour faire une réclamation auprès d’elles. Dans cet article, nous allons aborder les étapes à suivre pour faire une réclamation auprès du service clientèle d’une entreprise.

Première étape : rassembler les informations et les documents 

Il est important d’avoir toutes les informations et tous les documents pertinents à portée de main avant de commencer votre processus de réclamation. Si vous réclamez un article, assurez-vous d’avoir à portée de main le reçu d’achat et le numéro de série. S’il s’agit d’un problème lié au service, assurez-vous d’avoir toutes les promesses ou garanties écrites de l’entreprise. En outre, il peut être utile de fournir des photos ou des vidéos relatives au problème. Cela fournira des preuves de ce qui s’est passé et donnera aux représentants du service clientèle plus d’informations sur votre situation.

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Deuxième étape : contactez le service clientèle 

Une fois que vous avez rassemblé tous vos documents et informations, contactez le service clientèle de l’entreprise par téléphone, cliquez ici pour trouver plus vite un numéro. Préparez-vous à de longs temps d’attente au téléphone, car de nombreuses entreprises connaissent un fort volume d’appels. 

Troisième étape : expliquez clairement votre situation 

Lorsque vous parlez aux représentants du service clientèle, veillez à expliquer votre situation de manière claire et succincte. Fournissez des détails tels que des dates et des heures si nécessaire, mais essayez de ne pas vous embourber dans des détails inutiles, restez simple et direct afin qu’ils comprennent rapidement ce qui s’est passé sans être distraits par de longues histoires ou des tangentes ! Il est utile d’avoir déjà préparé des notes pour ne rien oublier d’important lorsque vous parlez à un membre du service clientèle.

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Quatrième étape : demandez des solutions et assurez le suivi

Une fois que votre situation a été clairement expliquée, demandez des solutions au représentant du service clientèle, soyez précis quant aux actions à entreprendre pour que les choses soient résolues de manière satisfaisante pour les deux parties concernées (vous et l’entreprise). Ensuite, donnez suite à ces demandes, assurez-vous que tous les documents sont remplis correctement avant de les renvoyer ! Enfin, gardez une trace de toutes les communications entre vous et la compagnie tout au long de ce processus. Cela vous aidera en cas de litige futur sur ce qui a été convenu initialement ou pendant une partie du processus de réclamation lui-même.